Mikäli mediaseurantanne kaipaa perusteellisempaa päivitystä tai olette esimerkiksi vaihtamassa palveluntarjoajaa, ota käyttöön nämä kuusi vinkkiä, joiden avulla mediaseuranta palvelee viestintäänne ja koko organisaatiotanne.
1. Määrittele ajatuksella seurantatarpeenne
Mitkä ovat organisaationne ja viestintänne kannalta merkittäviä uutisia ja tapahtumia, joista teidän tulee olla tietoisia? Usein seurantaprofiilit perustuvat muun muassa oman organisaation näkyvyyteen, toimialauutisiin, kilpailijoiden mainintoihin sekä teille keskeisiin hankkeisiin ja kampanjoihin. Aloita listaamalla teille keskeiset seurantakokonaisuudet.
2. Osallista asiantuntijat seurannan suunnitteluun
Jos haluat, että seuranta palvelee koko organisaatiota, tarvitset myös muiden panostusta hakujen määrittelyyn. Keskustele eri yksiköiden avainasiantuntijoiden kanssa heille keskeisistä seurantatarpeista. Muista että sähköpostiraportteja voi räätälöidä hakuprofiilien mukaan niin, että oikeat henkilöt vastaanottavat heille keskeiset uutiskoosteet.
3. Anna aikaa ja asiantuntemustasi palveluntarjoajalle
Palveluntarjoaja on apunasi mediaseurantapalvelun rakentamisessa, mutta asiakkaana sinä olet oman alanne paras asiantuntija. Paras tietämys ja toimialan taustoitus on siis tultava asiakkaalta itseltään. Kun panostat kunnolla hakuprofiilien määrittelyyn yhteistyön alkaessa, on sisältö alusta saakka mahdollisimman osuvaa. Aktiivinen osallistuminen alussa kannattaa, sillä silloin seuranta saadaan mahdollisimman ripeästi toimivaksi, jälkityöt minimoidaan ja pääset itsekin helpommalla.
4. Pidä hakujen laajuus tarkoituksenmukaisena
Kyllä maailmaan ääntä mahtuu ja niin myös mediaan uutisia! Voi olla houkuttelevaa tehdä mahdollisimman laajoja hakuja, mutta jos massaa tulee liikaa, menee aika relevanttien osumien etsimiseen. Hakuprofiileja voi rajata hakusanatarkennuksilla, kieltosanoilla tai lähderajauksella. Jos haluat seurata koulutukseen liittyviä uutisia, kannattaa tarkentaa aiherajausta tai eritellä eri profiileihin esimerkiksi perusopetukseen, ammatilliseen koulutukseen ja korkeakoulutukseen liittyvät osumat. Tai jos tavoitteenasi on seurata DNA-tutkimukseen liittyviä tiedeuutisia, kannattaa rajata pois kännykkäliittymiin ja muuhun teleoperaattoritoimintaan liittyvät uutiset.
Myös lähderajaus on hyvä keino rajata osumia. Jos uutisia tietystä teemasta tulee todella paljon, voit valita lähteisiin vaikka vain kymmenen teille merkittävintä mediaa. Tai jos tietty hanke koskettaa vain tiettyä aluetta, voitte rajata pois muiden alueiden paikallis- ja maakuntalehdet.
5. Määrittele, mitä tietoja eri organisaationne jäsenet tarvitsevat
Eri työntekijäryhmillä on erilaisia käyttötarpeita mediaseurantapalvelulle. Yleensä ainakin viestinnällä tai osalla viestijöistä, on tarve päästä kirjautumaan myös portaaliin tutkimaan osumia tarkemmin ja koostamaan mahdollisia analyysiraportteja ja yhteenvetoja. Sähköpostiraportteja taas vastaanottaa usein laajempi joukko organisaation asiantuntijoita. Eri henkilöt voivat tarvita eri teemojen uutiskoosteita. Lisäksi palveluntarjoajan tulee tietää, kuka tai ketkä toimivat pääyhteyshenkilöinä heille päin mahdollisissa kysymyksissä ja kehittämistarpeissa.
6. Kehitä mediaseurantaa linjassa organisaationne strategian ja viestintästrategianne kanssa
Kun organisaationne toimintatarkoitus muuttuu, niin muuttuvat myös seurantatarpeenne. Samoin kun asetatte viestinnällenne uusia tavoitteita, tulisi mediaseurantaa muuttaa niin, että pystytte mittaamaan näiden tavoitteiden onnistumista. Mediaseuranta ei voi olla staattinen palvelu, joka pysyy muuttumattomia vuosien ajan. Sitä tulee tarkastella säännöllisin väliajoin ja päivittää hakuja seurantatarpeidenne muuttuessa.
