Helsingin kaupunki otti muutama vuosi sitten käyttöönsä Retrieverin analyysityökalut ja -palvelut. Yksi niiden aktiivisimmista käyttäjistä on kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala, jolla riittää myös viestittävää. Sen kontolla ovat muun muassa liikuntapaikkojen, kirjastojen, museoiden, kulttuurikeskusten sekä nuorille suunnattujen palvelujen viestintä.
Tämä viestinnän, markkinoinnin ja palvelumuotoilun ammattilaisista koostuva joukko tekee päivittäin viestintää hyödyntäen monia eri kanavia, sosiaalista mediaa sekä muun muassa digitaalisia infonäyttöjä.
Runsaudenpulan keskellä tarvitaan selkeä näkemys siitä, millaiset uutisaiheet ja tulokulmat läpäisevät parhaiten median ja suuren yleisön seulan. Tässä kohtaa tärkeänä apuna ovat Retrieverin sähköiset työkalut ja analyysipalvelut.
”Niiden avulla voimme selvittää, kuinka usein, miten laajasti sekä millaisessa valossa näyttäydymme eri medioissa. Mututuntuman sijaan voimme kehittää viestintää ja sen osumatarkkuutta datan ja faktatiedon pohjalta”, kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan viestintä- ja markkinointipäällikkö Essi Eranka toteaa.
Samalla hän painottaa, ettei viestintää tehdä pelkän viranomaisvelvoitteen, vaan ennen kaikkea vaikuttavuuden takia. Kun palvelut saavat medianäkyvyyttä, ne tavoittavat paremmin myös niiden käyttäjät eli tavalliset kaupunkilaiset
”Tässä työssä tarvitaan alati terävämpää kynää, sillä toimittajat ovat meidän keskeinen kohderyhmämme. Ulkoisen viestinnän ja tiedotteiden on herätettävä median mielenkiinto ja niillä on oltava aidosti uutisarvoa. Määrän sijasta on panostettava laatuun”, Eranka selvittää.
Analyysityökalu on osa datajohtamista
Retriever-yhteistyö on helpottanut myös viestintäammattilaisten omaa työtaakkaa. Perinteisen manuaalisen mediaseulonnan sijaan analyysityökalut tuottavat nopeasti numerotietoa tiedotteiden avausprosenteista sekä tiedotteen julkaisseista tai sen pohjalta oman jutun tehneistä medioista.
”Nyt voimme seurata entistä tarkemmin viestinnän vaikuttavuutta. Näemme datasta nopeasti ja vaivattomasti, ovatko meille tärkeät strategiset aiheet ja tulokulmat menneet mediassa läpi vai onko jutuissa päädytty johonkin muuhun käsittelytapaan. Tästä voimme sitten ottaa opiksi”, Eranka kertoo.
Alan kokeneen ammattilaisen mukaan Retrieverin analyysityökalut ovat tehostaneet ja nopeuttaneet viestintätiimin työtä. Samalla aikaa jää entistä enemmän varsinaisen viestinnän tekemiseen.
”Helsingin kaupunki panostaa datajohtamiseen, haluamme myös viestinnässä tehdä oikeanlaisia valintoja ja tässä mediaseurannan datasta on apua”, Eranka tiivistää.
Analyytikko apuna kvartaaleittain
Viestintätiimi seuloo analyysityökalujen tuottamaa tilannekuvaa kuukausittain. Niiden yhteydessä analysoidaan, kuinka paljon tiedotteille on kertynyt mediaosumia ja ovatko ne tulleet halutuista aiheista. Tämän tiedon pohjalta mietitään, kuinka tuloksia voitaisiin jatkossa edelleen parantaa.
Analyysipalavereissa on kvartaaleittain mukana myös Retrieverin asiantuntija, jonka kanssa dataan pureudutaan vielä syvällisemmin. Tuloksia vertaillaan myös muihin vastaaviin toimijoihin. Vuositasolla näistä samoista aineksista laaditaan vielä kattava yhteenvetoraportti.
Erangan mukaan viestintätiimillä onkin entistä ajantasaisempi ja tarkempi tuntuma siitä, millainen tiedote ja aihe menevät kulloinkin parhaiten läpi.
”Samalla on opittu valikointia. Kaikesta ei kannata laatia tiedotetta, sillä aiheista voi viestiä myös muita kanavia hyödyntäen.”
Mikä sitten saa median parhaiten hereille?
”Ajankohtaiset uutiset on luonnollisesti aina viestittävä, mutta kyllä tavallisten ihmisten tarinat kiinnostavat aiempaa enemmän. Idea menee paljon paremmin läpi, kun haastateltavaksi on tarjolla kaupungin viranhaltijan tai esihenkilön sijaan palveluiden käyttäjä eli ihan tavallinen helsinkiläinen ja palvelussa työskentelevä työntekijä.”
Haluatko arvokasta tietoa maininnoistasi, maineestasi ja kilpailijoistasi?
Hyödynnä kokeneiden analyytikoidemme osaamista ja markkinan kattavinta medialähteistöämme.
