Ekstremværet “Hans” samt det påfølgende styrtregnet noen uker senere, fikk betydelig oppmerksomhet over hele landet. Vår medieanalyse viser at det ble publisert 400 medieoppslag om ekstremværet hver dag i august. Det er totalt 12 500 oppslag på kun én måned.
— I startfasen var vi klar over at ekstremværet kunne medføre problemer, men visste ikke nøyaktig hvor veiinfrastrukturen ville bli hardest rammet. Vi hadde ikke detaljert informasjon om hvor alvorlig situasjonen ville bli. Det var utstedt et rødt farevarsel, noe som indikerte at flom og skred kunne true både eiendommer og liv. Vi forberedte oss på det verste, men visste ikke hva ekstremværet Hans ville bringe med seg.
Kari Karstensen
Pressesjef i Statens vegvesen
Kommunikasjonsavdelingen mobiliserte ressurser fra hele organisasjonen for å håndtere krisen, samtidig som de berørte divisjonene var opptatt av å ha tydelige roller og fornuftig ressursbruk for å unngå forvirring og sikre effektiv oppgaveløsning.
— Samarbeid med andre avdelinger, spesielt når det gjaldt publisering og medieovervåkning, var avgjørende for å håndtere situasjonen. Lærdommen vi trakk fra krisen inkluderte behovet for en "smørbrødliste" med oppgaver som andre enkelt kunne håndtere, slik at nøkkelpersonell kunne fokusere på kjerneoppgavene. En ny bemanningsplan ble utarbeidet for å håndtere krisen over tid, med ansvarlige for hvert område og backup for viktige funksjoner. Dette var nødvendig for å møte utfordringene som denne komplekse og usikre situasjonen medførte, sier Kari.
I tillegg til vegtrafikksentralens viktige informasjonsfunksjon benytter Statens vegvesen erfarne fagfolk, lokalisert i de berørte områdene, som talspersoner. Dette er i tråd med ansvarsprinsippet, og bidrar til en mer direkte og nær kommunikasjon. Det ble også brukt en rekke andre talspersoner fra etaten som har vært sterkt bidragsytende til å dele sentral informasjon.
Aktører med mest medieomtale
Når det gjelder omtalen som er knyttet til vei- og værsituasjonen, er det visse aktører som spiller en dominerende rolle i å formidle avgjørende informasjon. Blant disse aktørene utmerker NVE (Norges vassdrags- og energidirektorat) og Meteorologisk institutt seg, som sitter på essensiell informasjon angående værutviklingen, flom- og skredfare.
— Statens vegvesen er en godt synlig beredskapsaktør med nærmere 1500 medieoppslag med viktige budskap. Dette viser at de var sterkt til stede og spilte en sentral rolle i å dele informasjon.
Ingunn Vålandsmyr
Medieanalytiker i Retriever for Statens vegvesen
| Topp tre aktører | Antall medieoppslag |
|---|---|
| NVE (Norges vassdrags- og energidirektorat) | 2 244 |
| Meteorologisk institutt | 1 879 |
| Statens vegvesen | 1 476 |
Tabellen viser antall medieoppslag i forbindelse med vei og ekstremværet i august 2023.
Ingunn sier videre at Statens vegvesen hadde en god løpende informasjonsfrekvens i mediene, men at det i en sånn type krise stilles store krav til budskapene; de må være presise og enkle å forstå. Dette var Statens vegvesen gode på, og medieanalysen vår viser et tydelig budskapsmønster for hver runde med ekstremvær.
Tre tydelige stadier for medieomtalen av ekstremværet
Medieomtalen av ekstremværet "Hans" kan deles inn i tre stadier som peker seg tydelig ut. Det første som var viktig var varsling og oppfordringer med tydelige budskap, hvor hensikten var å advare befolkningen og gi klare retningslinjer for hvordan de skulle håndtere situasjonen. Dette stadiet hadde som mål å sørge for sikkerheten til innbyggerne.
Det andre stadiet omfattet informasjon om stengte veier, alternative ruter og igangsatte tiltak for å reparere de berørte veistrekningene. Dette handlet om å gi praktisk veiledning og hjelpe folk med å navigere i en tid med begrensede transportmuligheter.
Det tredje stadiet innebar informasjon om drift og vedlikehold, inkludert oppdateringer om status og gjenåpning av veiene. Dette hadde til hensikt å gi folk en forståelse av fremgangen og hva de kunne forvente i tiden fremover.
Fire suksesskriterier fra kommunikasjonsarbeidet
Oppsummert viser medieanalysen av omtalen til Statens vegvesen under ekstremværet i august fire viktige suksesskriterier i deres kommunikasjonsarbeid:
1. Høyt artikkelvolum med god aktørbalanse
2. Presise og tydelige budskap
3. Jevn informasjonsstrøm i tre sentrale faser
4. God plassering i relevante kilder og bruk av talspersoner
— I løpet av mine 14 år som medieanalytiker har jeg jobbet med forskjellige kunder i en rekke ulike bransjer, som har stått ovenfor små og store utfordringer. Statens vegvesens bruk av mediene som et verktøy i en krisetid imponerer, sier Ingunn.
— For det første var Statens vegvesen en sentral aktør med nærmere 1500 medieoppslag, samtidig som det var rom for andre avgjørende aktører. Videre utmerket Statens vegvesen seg med presise og tydelige budskap. Den klare kommunikasjonen hjalp publikum med å forstå situasjonen. Den jevne informasjonsstrømmen gjennom de tre sentrale fasene av hendelsene demonstrerer evnen til å tilpasse seg og kommunisere effektivt gjennom hele krisen. Til slutt ser vi at plasseringen av saker og bruk av talspersoner var vellykket. Samlet sett kan vi konkludere med at Statens vegvesen lyktes i å håndtere kommunikasjonen under ekstremværet "Hans", forteller Ingunn.
Det er likevel noen forbedringspunkter Statens vegvesen tar med seg til neste runde med ekstremvær.
— Det er klart at det var noen betydelige utfordringer i kommunikasjonsarbeidet under ekstremværet, og disse gir viktige områder for forbedring. Først og fremst må vi jobbe videre med våre trafikkinformasjonskanaler som 175.no og appen, som ble overbelastet. Intern kommunikasjon kan også forbedres, spesielt med hensyn til bevisst bruk av intranettet og logging for å følge og evaluere interne prosesser. Det var mangelfulle rutiner for bruk av alle tilgjengelige kanaler, med etterslep på publisering i flere kanaler i begynnelsen av krisen. En mer proaktiv tilnærming til å overvåke og svare på henvendelser i sosiale medier, vil også være vesentlig for å styrke kommunikasjonsstrategien under lignende hendelser i fremtiden, sier Kari.
Vil du vite mer om krisehåndtering?
Snakk med oss om hvordan vi kan hjelpe deg og din virksomhet med å få bedre oversikt i forkant, underveis og i etterkant av en krise
